5 Passos para um controle financeiro mais efetivo no seu Tattoo Studio

Cadastro das informações: Clientes, Orçamentos, Agenda, Serviços, Despesas.

Para ter o mínimo controle sobre seu negócio, será necessário anotar em algum lugar o nome do seu cliente, um contato dele, o horário marcado, os valores cobrados, como foi acertado, saber o que está sendo usado de material, o que precisa comprar, se tem material suficiente para realizar um serviço, quantos serviços foram feitos no mês, se está suprindo minhas despesas, quais despesas eu tenho, quando elas vencem, e muitas outras informações, seja anotando num caderno, numa planilha, ou num software que gerencia tudo isso pra você, no caso indicamos o sistema GestãoInk, que já foi pensado e estruturado para que todos os cadastros sejam feitos de forma organizada, e fala a língua de um Tattoo Studio, por exemplo pagamento de sinal, comissão, materiais descartáveis, anamnese, referência, essas coisas só o GestãoInk vai te entregar no Brasil, além de trazer alertas por exemplo, e organizar as informações através de campos de busca, o que ficará difícil de saber anotando em um caderno, ou numa planilha Excel.

Imagina saber os aniversários dos clientes, enviar aviso de promoções para todos os clientes que fizeram tatuagem, qual o gênero predominante no seu negócio, saber o faturamento do mês, semana, saber o ticket médio do negócio, localizar o cliente digitando em um campo, e clicando no nome saber quais o serviço ele fez, abrir um documento como anamnese, saber se ele está te devendo algo, anotações feitas em sessões anteriores, fotos das tatuagens organizadas por estilo e(ou) por sessão, referências.

Cadastro de clientes do sistema GestãoInk

Como percebemos, anotar por anotar, não vai te dar longevidade e organização, na verdade em algum momento não terá a informação que precisa, e isso vai te dar dor de cabeça, perca de tempo, e perca de dinheiro, e o pior, a não oportunidade de crescimento, sem a utilização da informação a seu favor, como por exemplo, tirar relatórios importantes, que serão peças chaves para tomar decisões, nos próximos passos falaremos mais sobre isso.

Controle de Caixa

Dinheiro que entra, dinheiro que sai… A expressão “fechar o caixa” faz parte do dia a dia de quase todo comerciante ou pequeno empresário. Infelizmente, se perder no controle também faz.  Aí mora a importância do Fluxo de Caixa para a gestão financeira do seu negócio.

Para comprovar isso, o questionamento que fica é: você gera um lucro sustentável?

Aquele que não apenas independe de épocas específicas do ano, mas que é previsível e te dá segurança nos resultados atuais e futuros do seu negócio?

A matemática é simples: é pegar o faturamento, tirar os gastos da empresa, e já temos uma resposta rápida. Infelizmente, o problema não está na matemática em si, mas na organização – antes de partir para a conta, precisamos saber quanto faturamos (quanto $ entra) e quanto gastamos (quanto $ sai).

Levando em consideração que o futuro pode ser baseado em lições do passado, para que você possa planejar o futuro da sua empresa, é preciso que você reúna a maior quantidade de informações – atuais e históricas – possíveis.

Os dados retirados de uma análise de fluxo de caixa são valiosíssimos para embasar a tomada de decisão da sua empresa, uma vez que você conhece os históricos de entradas e saídas, dependendo da amplitude das mudanças que você realiza, a tendência é que resultados venham a se repetir.

Relatório de fluxo de caixa sistema Gestãoink

E para facilitar e integrar os processos, o sistema GestãoInk faz o controle de caixa automaticamente, você precisa apenas clicar em Abrir o Caixa, e conforme vai fazendo os cadastros durante o dia, como por exemplo, fez um agendamento e teve um sinal, esse registro já entrará no caixa, registro uma venda de pomada, registro um serviço de tatuagem, é só ir no caixa e vai ver a lista de tudo que está movimentando no dia, e no final do expediente, clica em Fechar Caixa, veja o relatório apresentado, e pronto fez o fechamento do dia!

Controle de recebíveis

Contas a receber é um processo de gestão que é projetado para controlar os recebimentos da empresa durante o mês ou período. Com a projeção de futuros valores que irão reforçar o seu orçamento empresarial, é possível analisar a possibilidade de realizar novos investimentos ou aumentar a folha de pagamento, dentre outras ações estratégicas.

Sabemos que nem sempre os recebimentos são feitos no dinheiro, há quem pague com cheques pré-datados e até quem faça depósitos nos dias “combinados”, pagamentos por sessão, aquele parcelamento na parceria, conforme vai fazendo a tatuagem o cliente vai pagando, ou o mais comum hoje em dia, os pagamentos pelo cartão, que são praticamente um novo sócio no negócio, se não bem pesquisado, podem representar uma despesa de mais de 10% no total do faturamento, além de prazos diferentes para o recebimento, que podem variar muito e confundir o controle de caixa e pagamento de comissões. Assim, o Controle das Contas a Receber fornece informações recebíveis que sua empresa tem por direito, sejam eles à vista ou a prazo.

Mais uma vez indicamos o sistema GestãoInk, que tem uma área especifica para os recebíveis, ali poderá de forma rápida, saber os recebimentos do mês, semana, etc, além de extrato das máquinas de cartão, sabendo quando irá receber, quanto bruto, quanto será a despesa com as taxas.

Controle de Máquinas de Cartão GestãoInk

Pagamento de Comissões

Qualquer gestor, quando desprovido de ferramentas que automatizem o serviço, abre espaço para o surgimento de erros. Sendo assim, adote um sistema de gestão que possibilite acompanhar o trabalho realizado por cada funcionário.

O sistema GestãoInk se torna o mais aconselhável para o negócio de tatuagem e seus similares, por integrar as comissões do sinal do agendamento, ao serviço registrado, desconta automaticamente a porcentagem do artista por serviço, obedecendo taxas de cartões, vales durante um período, vendas etc, além de gerar um comprovante a cada pagamento (o comprovante fica anexado digitalmente ao cadastro do artista), e os pagamentos entram automaticamente ao controle financeiro do sistema.

Área de Cálculo de Comissão do sistema GestãoInk

Relatórios e Gráficos

No processo de planejamento para a realização de ações futuras dentro da sua empresa, podem surgir muitas dúvidas em relação a viabilidade de execução de determinados processos. Vamos a um exemplo prático: supomos que você esteja pensando em ampliar a estrutura interna de sua empresa.

Para poder de fato viabilizar essa ampliação, é preciso ter total consciência da quantia de capital disponível no seu orçamento empresarial e verificar se é de fato possível a realização de determinado investimento. Através de relatórios financeiros, identificar se existe ou não essa viabilidade torna-se muito mais fácil.

Os relatórios financeiros podem fornecer informações extremamente valiosas para o planejamento de sua empresa. A partir da análise de todas as movimentações de entrada e saída de caixa que foram registradas, por exemplo, é possível identificar possíveis gastos desnecessários que podem ser cortados e tomar decisões com uma precisão muito maior.

Além disso, também é possível enxergar com muito mais clareza para onde são destinados todos os gastos.

Exemplo de Relatório de Caixa do Sistema GestãoInk

Extras que só o sistema GestãoInk oferece

  • Controle de Orçamentos, centralize o recebimento dos orçamentos em um único lugar;
  • Coloque metas nos seus serviços, através do nosso controle de metas;
  • Funil de vendas;
  • Anamnese Digital;
  • Um Web App para seu estúdio;
  • Pesquisa de Satisfação dos clientes;
  • Campanhas de marketing direcionadas aos seus clientes que já fizerem algum serviço;
  • Controle de estoque e lista de compras, para produtos de venda ou materiais descartáveis utilizados em procedimento;
  • Relatórios para todos os gostos e necessidades.

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